Как сделать факсимиле в электронном виде

  • Закрыть ... [X]

    как сделать факсимиле в электронном виде Валентин Галич, Илья Латышев, Юридическая группа «VERDICT.BY»

    В последнее время в организациях с повышенным бумажным документооборотом (договоры, счета, акты) все большую популярность завоевывает использование факсимиле подписи лица, ответственного за подписание всех этих документов (факсимиле подписи – выражаясь, общепонятным языком, штамп с изображением этой подписи).

    Такую тенденцию легко понять. Общепринятым негласным правилом является то, чтобы на документах ставилась подпись первого лица организации. Однако время первого лица слишком дорого для того, чтобы тратить его на собственноручное ежедневное подписание большого числа документов. Поэтому организация заказывает изготовление факсимиле подписи ответственного лица. Затем изготовленное факсимиле вручается какому-либо сотруднику организации (к примеру, секретарю) и именно этот сотрудник «штампует» факсимиле на соответствующих документах.

    Проблема высвобождения времени первого лица организации решена.

    Однако возникает совершенно иная проблема, о которой, как показывает наш опыт, задумываются крайне редко. Это проблема правомерности проставления факсимиле на документах и проблема юридической силы документов, подписанных с использованием факсимиле.

    Именно с этими проблемами мы и будем разбираться в предлагаемой вашему вниманию статье.

    Общие положения

    Для того, чтобы установить те или иные юридические последствия использования факсимиле на документах, необходимо четко определить понятие данного термина.

    Факсимиле – точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей-либо подписи[1].

    В Республике Беларусь указанный термин не получил легального, закрепленного в законодательстве, определения.

    В соответствии с п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

    В соответствии с п. 3 ст. 14 Конвенции Организации Объединенных Наций от 31.03.1978 г. «О морской перевозке грузов» подпись на коносаменте может быть сделана от руки, напечатана в виде факсимиле, перфорирована, поставлена с помощью штампа, в виде символов или с помощью любых иных механических или электронных средств, если это не противоречит закону страны, в которой выдается коносамент.

    Думается, что в данном случае Конвенция использует термин «факсимиле» в наиболее узком смысле с тем, чтобы исключить ситуации, когда существует воспроизведение подписи, однако по законодательству той или иной страны, такое воспроизведение не охватывается понятием «факсимиле». Для этого и включены в качестве альтернативы такие возможности как перфорирование, проставление подписи в виде штампа электронном и т.д., которые в целом по белорусскому законодательству входят в понятие «факсимиле» (п. 2 ст. 161 ГК).

    Исходя из вышеизложенного, представляется наиболее правильным определить понятие факсимиле более узко: как точное воспроизведение личной подписи на каком-либо материальном документе, имеющем юридическое значение.

    Таким образом, факсимиле всегда выступает как заменитель, субститут подписи физического лица. Именно такое понимание данного термина дает основание сделать вывод о том, что если в соответствии с нормами законодательства требуется проставление личной подписи, и нет специальной оговорки о возможности использовать воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, то такое использование не имеет правовой основы.

    Какое же юридическое значение имеет подпись физического лица?

    Личная подпись наряду с именем и местом жительства гражданина становится индивидуализирующим гражданина средством, причем ее идентифицирующий характер обладает рядом особенностей и преимуществ.

    Во-первых, в отличие от имени, которое может одновременно принадлежать неограниченному кругу субъектов, и места жительства, по которому могут проживать и другие лица, подпись гражданина обладает качеством уникальности и неповторимости, обусловливающим довольно низкую вероятность ее точного воспроизведения и подделки иным лицом.

    Во-вторых, если имя и место жительства могут быть неоднократно изменены на протяжении жизни гражданина, его подпись, сформировавшись к среднему возрасту, остается практически неизменной, претерпевая незначительные изменения только в старости.

    В-третьих, имя и место жительства гражданина относятся к факторам социального характера, а подпись, напротив, отражает физические и психологические особенности личности, т.е. более тесно, чем имя и место жительства, связана с биологической сущностью физического лица[2].

    Главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности при использовании такого способа воспроизведения подписи утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

    Таким механизмом могут являться либо нормы законодательства, либо специальное соглашение сторон.

    Использование факсимиле в гражданских правоотношениях

    Так, в гражданских правоотношениях использование факсимиле допускается в соответствии с п. 2 ст. 161 ГК при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

    Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются лишь некоторые конвенции, участницами которых выступает Республика Беларусь (Конвенция Организации Объединенных Наций от 31.03.1978 г. «О морской перевозке грузов», конвенция Организации Объединенных наций от 24.05.1980 г. «О международных смешанных перевозках грузов»). Следовательно, применение факсимиле при совершении сделок по большей части допускается лишь по соглашению сторон. Причем, нужно отметить, что такое соглашение должно определять не только саму возможность замены собственноручной подписи на ее аналог на тех или иных документах, но также и определять порядок применения факсимиле.

    Возникает закономерный вопрос – кто может использовать факсимиле подписи конкретного лица?

    На наш взгляд, использовать факсимиле может лишь лицо – владелец подписи.

    Это вытекает из самого понятия подписи и аналога подписи. Ведь подпись, как уже отмечалось, является элементом личности физического лица, что влечет невозможность какой-либо передачи или использования подписи иным лицом. Аналогичным образом, использование аналога подписи одного лица, воля которого подлежит закреплению в документе, иным третьим лицом, воля которого не имеет юридического значения, является недопустимым.

    Совершение юридически значимых действий от имени другого лица регулируется положениями гражданского законодательства о представительстве и доверенности (глава 10 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

    Однако, представляется, что соглашение сторон или акт законодательства, которые устанавливают возможность использования факсимиле, устанавливают также и оспоримую презумпцию того, что если документ выполнен с использованием факсимиле, то такое факсимиле на таком документе проставлено уполномоченным лицом.

    Если говорить о соглашении об использовании факсимиле, то, кроме того, что оно должно устанавливать возможность и порядок использования аналога собственноручной подписи, оно должно быть исполнено в соответствии с требованиями гражданско-правового законодательства о сделках, в том числе и в требуемой форме. Так, на практике встречаются договоры, подписанные обеими сторонами с использованием факсимиле, в которых прямо указывается, что в отношениях между сторонами возможно использование факсимиле на договорах и иных документах.

    Однако такой договор не является соглашением в письменной форме об использовании факсимиле, в связи с отсутствием на нем собственноручных подписей уполномоченных лиц сторон, его заключивших.

    Рассматривая вопрос о юридической силе договора, подписанного с использованием факсимиле в отсутствие предварительного соглашения об этом или соответствующего акта законодательства, допускающего такую возможность, нужно также учитывать следующее. Такое оформление договора не влечет автоматически его недействительность, а лишь говорит о несоблюдении простой письменной формы, что по общему правилу лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства, не являющиеся свидетельскими показаниями.

    Причем, думается, что само наличие договора с проставленным факсимиле является доказательством, которое может быть оценено судом. Среди доводов приводимых в пользу использования такого доказательство можно указать на то, что в соответствии с п. 37 Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утв. Постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25.09.2000 № 157 с последующими изменениями и дополнениями, факсимиле могут изготавливаться граверными предприятиями без разрешения органов внутренних дел и регистрирующих органов, но в обязательном порядке по заявкам, подписанным руководителями юридических лиц, для которых предназначаются эти изделия.

    Использование факсимиле в иных правоотношениях

    Если с использованием факсимиле в гражданско-правовых отношениях все более или менее ясно, то правовая основа для использования данного инструмента в иных правоотношениях отсутствует. Ведь в соответствии с п. 4 ст. 1 ГК к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. А как уже отмечалось ранее, в связи со спецификой факсимиле как заменителя собственноручной подписи, использование данного инструмента возможно лишь при наличии специальной оговорки, допускающей это.

    Более того, того в законодательстве даже есть прямые запреты использования факсимиле. Так, ввиду непригодности почерковой информации для проведения исследований (экспертиз), что обуславливает невозможность установления лиц, подписавших документы, прием документов, подписанных с использованием факсимиле, в инспекциях МНС запрещен (см. письмо Государственного налогового комитета Республики Беларусь от 23.01.2001 № 7-5-11/401 «О повышении защищенности документов»).

    Что касается первичных учетных документов, то в соответствии со ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    наименование, номер документа, дату и место его составления;

    содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

    должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

    Следовательно, можно сделать вывод, что использование факсимильных подписей на первичных учетных документах не допускается.

    Выводы

    Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.

    В случаях, когда факсимильное воспроизведение подписи на договоре (договорах) будут использовать обе его стороны, необходимо чтобы соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи было составлено в форме отдельного документа, подписанного собственноручными подписями уполномоченных представителей обеих сторон и скрепленного их круглыми печатями. Такое соглашение должно предусматривать, что на всех договорах, которые стороны будут заключать в будущем, допускается использование ими факсимильного воспроизведения подписи.

    С другой стороны, если факсимильное воспроизведение подписи на договоре будет использовать только одна сторона, то пункт об этом можно заложить и в сам текст этого договора. Вторая сторона подписывается под этим правилом собственноручной подписью, выражая тем самым свое согласие с ним, — а первая сторона ставит факсимиле.

    Предложенная нами формулировка с проставлением на факсимильном воспроизведении подписи оттиска оригинальной круглой печати другой стороны договора позволяет в наибольшей степени защитить интересы сторон соответствующей сделки. Однако не стоит думать, что она является единственно возможной. Можно договориться и о том, что факсимильное воспроизведение подписи допускается и само по себе (без скрепления его круглой печатью этой стороны) либо что факсимильное воспроизведение подписи скрепляется штампом. Ведь во многих организациях, где подписание договоров (актов и счетов к ним) поставлено на поток, люди просто физически не смогут собственноручно подписать все эти документы. А если проставлять на каждом из них оригинальную круглую печать, то очередь за ней может выстроиться на несколько дней вперед…

    Реальной альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий ( в частности, заключение договоров, подписание счетов-фактур и актов к договорам) одному или нескольким сотрудникам этой организации.

    [1] Словарь иностранных слов. – 14-е изд., испр. – М.: Рус. яз., 1987. – С. 518.

    [2] Михайлова И.А. Личная подпись гражданина: понятие, особенности, значение // КонсультантПлюс РФ: Комментарии законодательства.


    Поделись с друзьями



    Рекомендуем посмотреть ещё:



    Как сделать электронную подпись на компьютере или онлайн бесплатно Шкатулка из коробки сделанное своими руками

    Как сделать факсимиле в электронном виде Как сделать факсимиле в электронном виде Как сделать факсимиле в электронном виде Как сделать факсимиле в электронном виде Как сделать факсимиле в электронном виде Как сделать факсимиле в электронном виде Как сделать факсимиле в электронном виде Как сделать факсимиле в электронном виде

    ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ